Wydarzenia online w czasie pandemii stały się jedyną dostępną opcją. Zorganizowanie konferencji online na dużą skalę jest nie lada przedsięwzięciem. Tego zadania podjęła się Grupa MTP – organizator Golden Marketing Conference, który w odpowiedzi na światowe zmiany wywołane przez Covid-19 postanowił stworzyć dodatkową formułę konferencji w postaci wydarzenia online – GMC Live. O tym jak przygotować taką konferencję i co było największym wyzwaniem opowiedziała Martyna Dera – dyrektor Golden Marketing Conference.
Jak zaplanować konferencję online?
Procesów i składowych jest wiele i można by na ten temat zorganizować osobną konferencję. Mówimy tu o aspektach merytorycznych i doborze prelegentów, o licznych wątkach promocyjnych, które muszą się zazębiać, by napędzać całą machinę. To także cały aspekt techniczny i audiowizualny, który jest równie ważny jak wcześniejsze. Dużą przewagą jest posiadanie doświadczenia zebranego przy organizacji 7 poprzednich edycji Golden Marketing Conference i również innych projektów, które jako zespół ds. organizacji kongresów i konferencji w Grupie MTP realizujemy. Podczas stacjonarnych wydarzeń nasze działania dzielą się na te online oraz offline. Teraz cała promocja wydarzenia oparta jest na działaniach w świecie digitalowym. Ważne by mieć kreatywny i zaangażowany zespół, który zawsze patrzy wielopłaszczyznowo na cały proces planowania konferencji. Trzeba mieć także profesjonalnych oraz zaufanych partnerów i my takich mamy. Są to m.in. Idea Expo oraz Poznań Congress Center.
Czym kierować się przy wyborze prelegentów oraz tematów wystąpień?
Misją naszej konferencji od pierwszej edycji, czyli od 2015 roku jest rozmowa o najnowszych trendach w marketingu, dzielenie się wiedzą, dobrymi praktykami doświadczeniem zawodowym i inspirowanie do działania, do poszukiwania nowatorskich rozwiązań by zwiększyć sprzedaż i rozpoznawalność marki. Marketing zmienia się nieustannie i daje nam wiele możliwości do rozmów. Pierwsza edycja Golden Marketing Conference online nie jest tu wyjątkiem, a ostatnie tygodnie sprawiły, że zmian i trendów w branży obserwujemy jeszcze więcej. Dokonują się one w znacznie szybszym tempie niż dotychczas. W swoim zespole mamy doskonałych researcherów, którzy trzymają rękę na pulsie. A co najważniejsze to nie tylko ich praca, a przede wszystkim pasja. Dzięki temu do udziału w GMC zawsze zapraszamy wyjątkowe osobistości ze świata marketingu.
Jakie są plusy i minusy konferencji online?
Uważam, że każdy jest w stanie znaleźć zarówno plusy jak i minusy takiego wydarzenia. Plusem z pewnością jest to, że pomimo ekstremalnie trudnej sytuacji jaka panuje na świecie mamy możliwość dzielenia się wiedzą. Golden Marketing Conference jest świętem branży marketingowej, gdzie wymieniamy się doświadczeniami, dzielimy sukcesami i podpowiadamy rozwiązania współpracując z najlepszymi ekspertami. Nawiązujemy kontakty, które często rodzą nowe współprace czy biznesy. Wierzymy w moc bezpośrednich spotkań, dlatego ich tymczasowy brak to największy minus.
Co było największym wyzwaniem podczas organizacji wydarzenia?
Zdecydowanie zaplanowanie i zamknięcie programu w jednym dniu konferencyjnym. Przy stacjonarnych edycjach Golden Marketing Conference, które trwają 2 dni, przez wiele tygodni staramy się wybrać najciekawszych i medialnych prelegentów – najczęściej, jest ich ponad dwudziestu. Mnogość pomysłów i propozycji sprawia, że trudno nam jest wybrać wąski skład ekspertów (dlatego też zwiększyliśmy liczbę GMC organizowanych w ciągu roku). Również dlatego niezwykle trudnym było wybrać te, które zostały wygłoszone podczas GMC Live!
Czy wydarzenia online staną się stałym elementem konferencyjnej rzeczywistości?
Zdecydowanie tak! Wcześniej też były, tylko na inną skalę. W świecie znanym nam sprzed trzech miesięcy było wiele webinarów, szkoleń, paneli dyskusyjnych czy mniejszych wydarzeń prowadzonych w internecie. Już podczas Golden Marketing Conference w Poznaniu w 2019 roku prowadziliśmy transmisję online. W tej kwestii za wiele się nie zmienia i wydarzenia online będą nadal elementem konferencyjnej rzeczywistości. Rynek eventowy w Polsce jest bardzo duży i cały czas nieustannie się rozwija. Wymuszone przez światową pandemię zmiana formuły spotkań stworzenie hybrydowej formuły, w której świat onlinowy będziemy łączyć z tradycyjnymi spotkaniami stacjonarnymi. Stałym elementem rzeczywistości konferencyjnej pozostaną na pewno zmiany. Te, na które jesteśmy w stanie się przygotować i te nieoczekiwane, z którymi zmierzymy się dopiero, gdy nadejdą. Jesteśmy na nie gotowi.
Na koniec kilka słów o statystykach GMC Live:
99 169 – Tyle minut uczestnicy konferencji live obejrzeli łącznie
8 481 – Unikalnych użytkowników relacji live
2783 – Stałych widzów w trakcie całej transmisji na FB oraz YouTube
844 – Reakcji pod relacją live
84 – Udostępnienia transmisji online
Zasięg łączny transmisji live na FB oraz na YT to 93 800
