Na wstępie mogę zaznaczyć, że nie zamierzam poruszać tematu narzędzi, które powinieneś stosować w swojej pracy, aby zwiększyć efektywność. Ani tym bardziej opisywać specjalne techniki. Z jednego prostego powodu – po prostu nie jest to najistotniejsze. Nieważne, czy korzystasz z Trello czy z Asany. Czy piszesz elaboraty na temat techniki Pomodoro. Czy jesteś team Gmail czy team Outlook. Bo z mojej perspektywy sprawa jest nieco inna niż się wydaje. Zaciekawiony? Czytaj dalej!
Początki
Kiedy stawiałam swoje pierwsze kroki w roli managera, który oprócz swoich obowiązków, musiał też mieć na uwadze pracę zespołu, to podeszłam do sprawy od złej strony. Skupiając się właśnie na narzędziach, detalach, poświęcając czas na rzeczy, które w całej układance były najmniej istotne. Mam wrażenie, że wiele osób prześciga się we wdrażaniu jak najbardziej skomplikowanych procedur, testowaniu niezliczonej ilości narzędzi, które w magiczny sposób poukładają nam pracę, po czym okazuje się, że wchodząc w struktury danej firmy, podstawowe procesy leżą i to dosłownie. Nie piszę tego z perspektywy starego wyjadacza, który z niejednego korporacyjnego pieca chleb jadł, ale od strony osoby, która codziennie musi skoordynować jak najwięcej projektów i po prostu szuka najlepszych (dla siebie) rozwiązań, opierając się na fundamentach. A oto one.
Porządek
Kiedyś od jednego z moich szefów usłyszałam, że „kierownik musi mieć porządek w papierach”. Wtedy nie zwracałam na to zbytniej uwagi, skupiając się wyłącznie na tym, aby zrobić jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie, często zostawiając sprawy organizacyjne na ostatnią chwilę. Przez to nie mogłam wykonać danego zadania, ponieważ to czego najbardziej potrzebowałam do jego wykonania, gubiło się w czeluściach mojego laptopa. Nie mówiąc już o czymś tak skomplikowanym jak backup – nie było o tym mowy. W efekcie zamiast skrócić czas pracy, traciłam go na doszukiwaniu się niezbędnych plików. Chaos i brak porządku, to jest coś z czym nagminnie spotykam się w firmach – nie tylko utrudnia to naszą pracę, ale często rzutuje na działania innych osób – pracowników, podwykonawców, partnerów, przez co tworzymy mozaikę wzajemnie wykluczających się elementów.
Procesy
Znowu, niby banalne, ale warto po raz kolejny o tym wspomnieć. W mojej pracy jest to kluczowy element i staram się działać według ustalonych schematów organizacyjnych (nie mylić ze schematycznym podejściem do projektów). Nie chodzi o to, aby procedury rządziły nami, ponieważ nie jesteśmy dla nich – to one są dla nas, aby optymalizować codzienną pracę. Istotne jest usystematyzowanie obowiązków – ustalenie ram, w których działamy. Zwłaszcza w przypadku powtarzających się działań. Zdarzyło mi się spotkać ze stwierdzeniem, że procesy nie są potrzebne, dlatego że są czasochłonne. Według mnie ważny jest sposób ich tworzenia, ponieważ jeżeli realizacja jest zbyt skomplikowana (a działania tego nie wymagają), to faktycznie mija się to z celem. I kończąc wątek – mówiąc o procesach nie mam na myśli wyłącznie struktur firmowych, ale również (a nawet przede wszystkim) codzienną organizację pracy własnej, która tyczy się każdego z nas.
Automatyzacja i delegowanie
Łączy się to bezpośrednio z punktem o procesach. Staram się o coraz mniej rzeczach pamiętać – zwłaszcza o tych, które są powtarzalne. Nieważne, czy jest to zapis w kalendarzu Google, czy też wykorzystanie narzędzi – każdy proces, który nie wymaga mojej bezpośredniej ingerencji automatyzuję. Tak samo jest z delegowaniem – jeżeli mogę coś oddelegować – robię to. Jest to punkt, którego wbrew pozorom nauczenie się zajęło mi najwięcej czasu, ze względu na potrzebę wykonywania wszystkiego samodzielnie – nawet tych najmniej istotnych rzeczy. Delegowanie nie polega na zrzucaniu na kogoś swoich obowiązków, które powinniśmy wykonać, tylko na umiejętnym rozdzielaniu pracy i ustalaniu priorytetów, skupiając się na rzeczach niezbędnych i nie tracąc czasu na coś, co nie wymaga naszego bezpośredniego zaangażowania.
I tak na koniec wszyscy spotkamy się w Excelu
No może nie wszyscy – zależy, kto co lubi. Dla mnie Excel to podstawowe narzędzie, ale nie o Excelu tu mowa, tylko o niezatraceniu się w wielu narzędziach, procesach, które będą tylko pochłaniaczem czasu, a nie realnym wsparciem. Lubię testować nowe rozwiązania, aplikacje, komunikatory itd., ale staram się, aby maksymalnie wszystko uprościć (na tyle ile jest to możliwe), po to by nie wpaść w pułapkę przerostu formy nad treścią.
